Cum a influentat istoria dezvoltarea Aplicatiilor de Gestiune Electronica  a Documentelor.

As  incepe acest post cu un fragment din istoria tarii noastre. Perioada comunista prin care am trecut si-a pus amprenta cam peste tot: de la cladiri, strazi si monumente pana la mentalitatea romanului de rand care tanjeste si acum dupa vremuri mai bune. Comunismul a fost o ingradire a libertatii, a exprimarii, a opiniilor in general.

Urmand reguli stricte, totul trebuia facut dupa bunul plac a ‘familiei Ceausescu’.  Economia era controlata si gestionata de stat.  Totul se facea ca la carte, totul apartinea statului, totul era pentru tara si popor. Revolutia din ’89 a adus Romaniei o economie occidentala: economia de piata. Si uite asa acum suntem ba corporatisti, ba proprii nostri sefi sau liberi ca pasarea cerului, adica someri.

 

Chiar daca astazi nimeni nu vede acest lucru, democratia romaneasca a adus evolutie. Sa facem o scurta comparatie intre un birou comunist si unul corporatist, sa zicem. Documente peste documente, fisete, dosare, dulapuri metalice, hartii peste hartii faceau parte din peisajul unui birou dinainte de ‘89. Venim in prezent si vedem birouri curate, pline cu poze, cani de cafea, cate un dosar pe ici pe colo, si rareori post-uri cu “Nu uita sa….”. Gestiunea Documentelor a iesit de sub amprenta regulilor impuse: nimic nu se arunca, totul se pastreaza, totul se arhiveaza.

Gestiunea Electronica a Documentelor nu impune limite, ci impune drepturi, cu menirea de a salva timp, de a incuraja creativitatea si spiritual organizatoric.

Voi enumera cateva din drepturile acordate utilizatorilor unei aplicatii de Gestiune Electronica a Documentelor:

–          Dreptul de a sterge documentele (sau : mailul meu nu va exploda de mesaje cu: Spatiu insuficient pentru mesaje, intrucat toate atasamentele vor fi salvate in aplicatie)

–          Dreptul de a colabora cu utilizatori multipli (sau: nu mai trebuie sa ii urlu lui Gigel, care e la 10 birouri departare sa semneze foaia de drum. Aplicatia de gestiune documente ii va trimite lui Gigel o notificare pe e-mail si stie el ce are de facut)

–          Dreptul de a trimite documente oricui (sau: nu mai trebuie sa merg pana la Coperativa sa duc chitanta, pot utiliza aplicatia, chiar daca cei de acolo nu folosesc aceeasi aplicatie)

–           Dreptul de rupe si a arunca hartii sau documente (sau:  de ce sa pastrez formular XYZ pe birou, cand el este deja introdus in sistem)

–          Dreptul de accesa documente de oriunde si oricand (sau:  pot sa imi iau concediu 3 saptamani, pentru ca prin aplicatia de Gestiune Electronica a Documentelor pot procesa, edita si aproba documente)

As putea sa continui cu aceste drepturi si avantajele pe care le aduc: la nivel individual (angajati), la nivel global (compania) si la nivel estetic (aspectul birourilor). Limitele sunt utile cand vorbim de alcool, sare, zahar, carbohidrati, insa cand nu sunt aplicate corespunzator, pot genera dezastre.