Cateva consideratii privind costurile unor sisteme de indosariere

Expertii in Document Management estimeaza ca, in zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informatiile unei organizatii  il reprezinta documentele pe suport de hartie sau o alta forma de informatie nestructurata. Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astazi necesita putine sau nicio schimbare organizationala oferind in acelasi timp beneficii uimitoare. De aceea, solutiile de Document Management si Document Imaging au devenit necesitati pentru organizatii de orice marime.
Daca avem in vedere conducerea unei afaceri, exista de obicei un cost necunoscut de exploatare si mentinere a unui sistem de evidenta a documentelor pe suport de hartie. Desi companiile trebuie sa utilizeze hartie, multe industrii si organizatii devin inundata de ea. Cabinete medicale, firme de avocatura, imobiliare si companii de creditare sunt toate industrii mari consumatoare de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spatiu), consum ce erodeaza chiar fundamentele afacerii .

Iata mai jos cateva elemente dintr-un studiu al celor de la PricewaterhouseCoopers privind timpul si banii cheltuiti pe hartie intr-o organizatie tipica a zilelor noastre :

• Dintre toate hartiile manipulate in fiecare zi intr-un birou obisnuit,  90% sunt pur si simplu amestecate.
• Un document este, in medie, copiat de 19 ori.
• Companiile cheltuie 20 de dolari pentru a indosaria un document, 120 dolari pentru a gasi un document gresit indosariat si 220 dolari pentru a reproduce un document pierdut.
• 7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se indosariaza gresit.
• Profesionistii isi petrec 5-15% din timp lecturand informatia si pana la 50% din timpul lor cautand-o.
• Exista peste 4 bilioane de documente pe suport de hartie numai in SUA – cu o rata de crestere de 22% pe an.

Sa avem in vedere urmatorul scenariu:
• O organizatie genereaza sau primeste 50 de documente importante pe suport de hartie pe zi, care trebuie sa fie indosariate.
• 50 Documente x 6 minute pentru fiecare document = 300 minute de indosariere pe zi.
• 300 de minute pe zi = 5 ore de angajat  pe zi.
• 5 ore/zi de angajat x 20 lei/h (brut) = 100 lei/zi.
• 100lei/zi x 250 de zile lucratoare pe an = 25000 lei/an.

Daca o organizatie genereaza aceste volume de documente, costurile asociate sunt exacte si analiza de mai sus este un excelent instrument pentru a arata modul in care societatile pot economisi timp si bani prin implementarea unui sistem de Document Management.

De exemplu, un IMM tipic poate primi sau genera doar 20  documente importante pe suport de hartie pe  zi care trebuie sa fie indosariate. Folosind exemplul de mai sus, si  aceeasi formula de calcul, indosariarea a 20 de documente/zi  intr-un sistem bazat pe suport de hartie va costa pana la 10000 lei pe an. Si acest calcul se refera doar la “costul de timp” al unui sistem bazat pe suport de hartie – existand multe alte costuri ascunse asociate unui astfel de sistem: cheltuieli de arhivare intr-o alta locatie, spatiul de birou consumat, materiale de indosariere si de distributie, inclusiv cheltuielile corespondenta.

Mai mult, analiza de mai sus nu ia in considerare faptul ca, in sistemele bazate pe hartie, nu toate documentele pot fi gasite. Fie ca cineva a ratacit un document sau acesta este asezat pe biroul altcuiva, documente pierdute sau ratacite costa organizatiile timp si bani. Deci, care este media documentelor pierdute sau ratacite?
Potrivit aceluiasi studiu realizat de PricewaterhouseCoopers, “7,5%  din totalul documentelor se pierd, iar 3% din cele ramase sunt ratacite.” Acest lucru inseamna ca, in medie, aproximativ 1 din 10 documente nu pot fi recuperate atat de rapid pe cat ar trebui si aceasta in cazul in care sunt recuperate. Ducand rationamentul mai departe, documentele pe suport de hartie se pot regasi intr-un singur loc la un moment dat. Prin urmare, documentele sunt de obicei copiate si reindosariate, ambele activitati costand organizatiile o cantitate semnificativa de bani.

Solutiile SaaS (software as a service) de Document Management
Avantajele pe care le aduce, din punct de vedere al costurilor, o solutie gazduita (SaaS) de Document Management sunt majore:
•Costuri predictibile, abonament lunar de utilizare a serviciului (10EUR/luna/Utilizator – EZDOCX);
•Fara investitii initiale;
• Fara costuri Hardware noi sau in derulare;
• Fara costuri de suport IT interne sau externe;
• Implementare rapida si usoara;
• Imbunatatiri ale sistemului realizate automat;

Cheltuielile de suport si management IT sunt suportate in cea mai mare parte de catre furnizorul serviciului, iar celelalte costuri conexe sunt pur si simplu incluse in abonamentul lunar.
Pe langa controlul costurilor, o mai buna productivitate si servicii mai bune pentru clienti, exista o multime de alte avantaje ale unui sistem Web Based de Document Management:
• capacitatea de a raspunde la intrebarile unui client printr-un e-mail  sau prin fax cu documente justificative, cu doar cateva clicuri de mouse in timp ce acesta se afla inca la telefon se poate dovedi a fi un instrument de mare retentie.
• permiterea accesului pentru mai multi utilizatori la acelasi document, in acelasi timp, de oriunde si la orice ora se dovedeste pentru multe organizatii vitala.
• recuperarea de date este integrata in sistem, protectia impotriva pierderii datelor fiind administrata profesional, asigurandu-se astfel continuitatea afacerii .

Cu un sistem Online de Document Management, companiile au posibilitatea de a stoca copii de siguranta ale inregistrarilor, ceea ce creste foarte mult probabilitatea de supravietuire organizatorica in cazul in care afacerea este lovita de un dezastru. In multe cazuri, o organizatie poate avea documentele sale restaurate in cateva ore, fiind in masura sa-si continue activitatea.

Concluzii – Pune sistemele de Document Management sa lucreze pentru tine

Organizatiile de astazi cauta in permanenta eficientizarea si reducerea costurilor. Punand totul cap la cap,  un sistem de Document Management poate oferi societatilor un solid plan de continuitate a afacerii, utilizarea mai eficienta a spatiului si timpului, precum si servicii mai bune pentru clienti. Traim din ce in ce mai mult într-o lume în care urmarirea informatiilor de care avem nevoie a devenit o cursa fara sfarsit. Nu lucrati din greu pentru documentele dumneavoastra – lasati, in schimb, documentele sa lucreze pentru dumneavoastra.

Click pentru a incerca GRATUIT solutia pentru Managementul Electronic al Documentelor de la EZDOCX