Management Electronic al Documentelor

Managementul Documentelor reprezinta controlul documentelor unei entitati fizice sau juridice pe timpul duratei de viata a acestora, incluzand modul in care aceste documente sunt create, revizuite, publicate, utilizate, pastrate sau distruse.

Conform Wikipedia, un Sistem de Management al Documentelor (DMS) reprezinta un sistem computerizat (sau un set de programe de calculator) utilizat pentru a urmari si depozita documente electronice si/sau imagini ale documentelor pe suport de hartie.

Dezvoltate pe la inceputul anilor 80, sistemele de tip EDM (Management Electronic al Documentelor) reprezentau un mod de a gestiona atat documentele pe suport de hartie, dar si fotografiile, printurile, etc. Practic se converteau documentele pe suport de hartie in fisiere electronice, dupa care erau indexate dupa anumite metadate, depozitate intr-un sistem structurat si distribuite in cadrul retelei locale sau prin Internet. Aceste sisteme au ingaduit companiilor sa indexeze faxuri si alte acte, sa salveze copii ale documentelor ca imagini si sa stocheze imaginile in arhiva electronica pentru o mai buna securitate si o regasire rapida.

Ulterior aceste sisteme au evoluat in solutii capabile sa gestioneze orice format de fisier ce poate fi depozitat intr-o retea. Aplicatiile de management al documentelor au inglobat capabilitati de recunoastere optica a caracterelor, control al versiunilor, instrumente de colaborare, securitate si audit.

Caracteristicile generale ale unui Sistem Electronic De Management al Documentelor

In general, un sistem de management electronic al documentelor este caracterizat de urmatoarele:


  • Achizitie Documente / Date:

    se face prin adaugare directa (upload) sau prin scanarea documentelor de pe suport de hartie. Programe de recunoasterea optica a caracterelor (OCR) sunt utilizate pentru a extrage metadate, pentru a automatiza indexarea sau pentru a crea imagini de tip text.


  • Indexare Documente / Date:

    documentelor electronice obtinute in urma scanarii, importarii sau in urma producerii lor de catre utilizator, li se ataseaza un nume unic de identificare si mai multe metadate dupa care acestea vor putea fi usor regasit. Indexarea exista in special pentru a facilita regasirea. Prin arhivare electronica se converteste informatia nestructurata in informatie ce poate fi accesata cu usurinta.


  • Stocare Documente / Date:

    este folosita pentru a inmagazina fisiere active, pentru a usura modificarea si cautarea acestora, dar si pentru a arhiva fisierele inactive.


  • Regasire Documente / Date:

    reprezinta functionalitatea de baza a oricarui sistem de management electronic al documentelor. In general acesta functie se realizeaza prin specificarea unui identificator unic (o metadata), a unei parti dintr-un identificator sau, in sistemele mai complexe, prin cautarea unui termen in continutul documentului. Cautarea intoarce o lista de documente care corespund criteriului de cautare specificat, lista din care utilizatorul isi selecteaza documentul dorit.


  • Distributie Documente / Date:

    se realizeaza prin accesarea in mediul electronic a documentelor stocate intr-un format needitabil.


  • Integrare:

    multe sisteme de management al documentelor sunt integrate cu alte aplicatii, in special suita de programe Office sau clientul de e-mail. Astfel, utilizatorul poate achizitiona, produce sau deschide documentele stocate in sistemul de management al documentelor direct din aplicatiile cu care acesta este integrat, le poate modifica si salva, totul fara a inchide/deschide aplicatiile cu care lucreaza.


  • Metadate:

    sunt specifice fiecarui document indexat si reprezinta “date despre date”. Sunt utilizate pentru a regasi cu usurinta documentele indexate. Exista metadate extrase automat (tip document, data crearii, cale etc) si metadate extinse, stabilite de catre utilizator.


  • Securitate:

    aceasta functie este vitala in multe aplicatii de management electronic al documentelor. Securitatea poate fi implementata si modificata la un nivel granular, pe actiune, document, utilizator, la nivel de administrator al sistemului, printr-un modul de administrare a drepturilor.


  • Workflow:

    se realizeaza prin automatizarea unor procese in cadrul sistemului de management electronic al documentelor. Pot exista workflow-uri ce se refera la modificarea automata a unor drepturi in functie de anumite criterii prestabilite, la trimiterea automata de e-mailuri sau la crearea unor fluxuri de documente dupa anumite reguli.


  • Colaborare:

    este o functie intrinseca a oricarui sistem de management electronic al documentelor. Prin colaborare utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza/modifica un document, de a adauga adnotari si de a modifica metadate in timp real, sistemul pastrand un istoric complet al versiunilor de documente si metadate. Principiul de baza al colaborarii este acela ca accesul pe un document este blocat pentru utilizatori atata timp cat respectivul document se afla in proces de modificare de catre un alt utilizator.


  • Controlul versiunilor:

    este actiunea prin care orice modificare adusa unui document prin procesul de “check out/check in” este salvata intr-o noua versiune a documentului respectiv, pastrandu-se astfel un istoric complet al versiunilor unui document. Pot exista sisteme care pastreaza un istoric al versiunilor de metadate.


  • Auditarea:

    reprezinta procesul prin care se mentine un audit detaliat al tuturor activitatilor din sistem. Crearea/vizualizarea/ editarea/stergerea documentelor, autentificarea in sistem, actiunile administrative etc. sunt inregistrate automat in cadrul sistemelor de management al documentelor.

Concluzii:

In timpurile pe care le traim, reducerea cheltuielilor si eficienta sunt coordonate pe care le urmareste orice persoana implicata in mediul de afaceri. Un sistem de management al documentelor poate oferi o mai mare eficienta a utilizarii resurselor financiare, de timp si spatiu, dar si o sporire a calitatii serviciilor oferite clientilor. Cu costuri justificabile, fara necesitati prea mari de instruire, o solutie inteligenta de Management Electronic al Documentelor poate furniza un randament impresionant al investitiei, permitand utilizatorilor sa se concentreze la ceea ce este cu adevarat important.